Points clés à retenir

• La complexité de la conformité augmente plus rapidement que la clientèle, car chaque nouveau client apporte des exigences, des échéanciers et des processus d’approbation uniques.
• La visibilité représente souvent un défi plus important que l’administration.
• Les exigences de conformité n’ont pas toutes les mêmes répercussions sur les activités, mais de nombreux fournisseurs les traitent de la même façon.
• Les entrepreneurs performants accordent la priorité aux tâches qui influent sur l’aptitude à intervenir plutôt qu’au travail administratif de moindre valeur.
• Une visibilité centralisée de la conformité devient un avantage concurrentiel pour les fournisseurs qui entretiennent des relations avec plusieurs clients.

Pour la plupart des entrepreneurs, les problèmes de conformité ne surviennent pas du jour au lendemain.

Ce défi se développe généralement à mesure que l’entreprise prend de l’expansion. L’ajout de nouveaux clients, l’expansion dans de nouvelles régions, l’obtention de contrats plus importants ou la prestation de services à des organisations ayant des exigences de qualification avancées entraînent tous de nouveaux documents, processus d’approbation, normes d’assurance, exigences de formation et cycles d’examen.

Au départ, le travail supplémentaire semble gérable. Les feuilles de calcul sont mises à jour, des rappels sont programmés et les responsabilités sont partagées entre le personnel des opérations, de la sécurité et de l’administration. Toutefois, à mesure que les relations avec les clients se multiplient, le volume des tâches de conformité augmente, tout comme les efforts nécessaires pour cerner les priorités, comprendre leur importance et évaluer leur incidence sur l’aptitude à intervenir.

Cette distinction est importante.

Lorsque les fournisseurs discutent des défis de conformité, l’accent est souvent mis sur la paperasse. En réalité, la paperasse n’est pas le principal obstacle. Le plus grand défi consiste à maintenir une visibilité sur les exigences, les échéances, les approbations et les exceptions des clients, qui sont de plus en plus nombreuses.

L’année dernière, les employés ont passé en moyenne 1,8 heure par jour, ou 9,3 heures par semaine, à chercher et à recueillir de l’information.

En travaillant avec des dizaines de milliers de fournisseurs au fil des ans, nous comprenons que c’est une difficulté de croissance courante pour la plupart d’entre eux à mesure qu’ils prennent de l’expansion. La conformité elle-même n’est pas nécessairement plus difficile, mais le suivi du travail de conformité l’est.

Une façon pour les fournisseurs de devancer la complexité croissante consiste à créer une source unique de référence pour le travail de conformité. Qu’il s’agisse d’un tableau de bord centralisé, d’un flux de travail partagé ou d’un processus consacré à la conformité, l’objectif est le même : réduire le temps passé à chercher de l’information et augmenter le temps consacré à agir en fonction de celle-ci.

Pourquoi la croissance crée de la complexité

De nombreux entrepreneurs supposent que la conformité évolue de façon prévisible. Si un client exige dix éléments d’information, dix clients devraient nécessiter environ dix fois plus d’efforts.

En pratique, la conformité n’évolue pas toujours de cette façon.

Chaque client peut exiger des documents d’assurance, des renseignements sur la sécurité, les qualifications des travailleurs, des renseignements sur l’entreprise ou des examens de programmes. Bien que ces exigences puissent sembler similaires, elles diffèrent souvent de façon importante. Les seuils d’assurance changent, les calendriers de renouvellement varient, les critères de sécurité évoluent et les normes documentaires diffèrent selon le secteur, l’emplacement et le profil de risque.

Cela mène à ce que les experts en opérations appellent la « complexité combinatoire », où le défi passe de la gestion des exigences individuelles à la gestion de leurs interrelations.

Par exemple, un fournisseur ayant huit clients peut être confronté à des exigences d’assurance, des dates d’examen, des attentes en matière de qualification, des formats de documents et des processus de recours hiérarchique uniques pour chacun. Ce qui semble être huit programmes de conformité similaires peut rapidement devenir des dizaines d’activités distinctes suivant des calendriers différents.

Par conséquent, l’administration de la conformité commence à utiliser des ressources qui ne lui étaient pas initialement affectées.

Ce défi se reflète dans des recherches plus larges sur le milieu de travail. Bien que ces recherches couvrent plusieurs secteurs, les répercussions sont souvent plus prononcées dans les milieux où travaillent les entrepreneurs, où les retards d’information influent directement sur la préparation opérationnelle.

Nous comprenons qu’à mesure que les organisations prennent de l’expansion, la conformité devient plus qu’une obligation administrative; elle devient un enjeu opérationnel. Évaluez chaque tâche, estimez le temps nécessaire et créez un rétroplanning pour superviser les échéances, en accordant la priorité aux éléments qui demandent beaucoup d’efforts ou qui nécessitent des approbations supplémentaires.

Les tâches de conformité les plus dangereuses passent inaperçues

On suppose souvent que les manquements à la conformité surviennent parce que quelqu’un a oublié d’accomplir une tâche.

En réalité, de nombreux fournisseurs gèrent activement des dizaines, voire des centaines d’exigences à la fois. Le défi ne réside pas dans l’effort, mais dans la compréhension des actions qui comptent le plus.

C’est particulièrement important, car les tâches de conformité n’entraînent pas toutes les mêmes conséquences.

Certaines exigences influent directement sur l’admissibilité au travail. Un certificat d’assurance expiré peut empêcher le début des travaux. Un document de qualification manquant peut retarder l’approbation du client. Une exigence non résolue liée à une échéance de mobilisation pour un projet peut avoir des conséquences commerciales immédiates.

D’autres tâches, bien qu’elles demeurent importantes, peuvent avoir peu d’incidence à court terme sur l’aptitude à intervenir.

De nombreux systèmes ne font pas ces distinctions. Les exigences arrivent par courriel, dans des feuilles de calcul, sur des lecteurs partagés et par l’intermédiaire de multiples portails. Sans contexte, chaque tâche semble tout aussi urgente.

Cela crée ce que de nombreuses équipes des opérations appellent une fausse urgence. Les équipes deviennent très actives, mais pas nécessairement efficaces. Du temps est consacré à des tâches mineures, tandis que des exigences à plus forte incidence demeurent non résolues, faute de visibilité sur leur importance.

Au fil des ans, nous avons remarqué que c’est à ce stade que la conformité ralentit souvent la croissance. Le problème n’est pas que les exigences sont ignorées, mais qu’il devient de plus en plus difficile de déterminer le travail à accomplir à mesure que la complexité augmente. Établissez un système de triage propre à votre entreprise pour chaque nouvelle tâche. Demandez ce qui est requis, déterminez les échéances et les jalons, puis désignez un membre de l’équipe comme responsable de la tâche.

Les coûts cachés des tâches de conformité manquées

La plupart des discussions sur la conformité portent sur les coûts administratifs directs.

Les retards ont souvent une incidence plus importante sur l’entreprise.

Une approbation retardée peut reporter la mobilisation d’un projet. Des exigences non satisfaites peuvent retarder l’intégration. Des renouvellements oubliés peuvent causer des problèmes d’accès au site. Même de brefs retards peuvent avoir une incidence sur les échéanciers des projets, l’utilisation de la main-d’œuvre et la confiance des clients.

L’incidence financière provient rarement de la tâche de conformité elle-même.

Elle résulte du travail qui ne peut pas avancer en raison de tâches inachevées.

C’est pourquoi les entrepreneurs de premier plan considèrent de plus en plus la conformité sous l’angle de l’aptitude à intervenir plutôt que de la documentation.

Au lieu de demander :

« Remplissons-nous nos exigences de conformité? »

Ils demandent :

« Quelles exigences ont l’incidence la plus directe sur notre capacité à démarrer le travail, à rester approuvés et à maintenir la confiance des clients? »

Ce changement modifie l’orientation du travail de conformité.

Après avoir travaillé avec des milliers de clients donneurs d’ordres, nous avons remarqué que les fournisseurs qui réussissent se concentrent sur la détermination des exigences qui ont la plus grande incidence opérationnelle lorsqu’elles sont ignorées, plutôt que de se concentrer uniquement sur les taux d’achèvement.

Ce que les entrepreneurs qui réussissent font différemment

En résumé, les fournisseurs qui gèrent efficacement la conformité à grande échelle adoptent généralement une approche semblable.

Premièrement, centralisez la visibilité dans la mesure du possible. La dispersion des renseignements sur la conformité dans les courriels, les feuilles de calcul, les espaces de partage de fichiers et de multiples systèmes crée des frictions. La centralisation n’élimine pas le travail de conformité, mais elle réduit considérablement les efforts nécessaires pour déterminer les priorités.

Deuxièmement, organisez les exigences selon leur incidence sur l’entreprise. Au lieu de traiter la conformité comme une liste uniforme, distinguez les exigences qui bloquent le travail, les renouvellements à venir et les tâches administratives moins prioritaires. Ce plan aide à affecter les ressources aux domaines qui ont le plus d’incidence sur l’aptitude à intervenir.

Troisièmement, concentrez-vous sur la réduction du temps de recherche, un facteur souvent négligé.

De nombreux fournisseurs passent plus de temps à trouver l’information qu’à agir en fonction de celle-ci. Les équipes passent d’un système à l’autre, cherchent des documents, valident les mises à jour d’état et examinent les exigences signalées avant de progresser. À mesure que les organisations grandissent, ces lacunes s’accumulent.

Les fournisseurs qui gardent une longueur d’avance sont souvent ceux qui facilitent la navigation dans les exigences de conformité, et non ceux qui ont les plus grandes équipes.

Pourquoi la visibilité est importante

À mesure que les exigences des clients augmentent, la conformité devient plus difficile à gérer avec des feuilles de calcul, des courriels et des systèmes déconnectés. Le problème n’est pas l’effort, mais la difficulté à déterminer ce qui nécessite une attention, ce qui influe sur l’aptitude à intervenir et ce qui doit être priorisé.

Les entrepreneurs qui gèrent bien la conformité partagent une caractéristique essentielle : la visibilité. Ils savent quelles exigences restent à satisfaire, quels clients nécessitent une attention et quelles actions auront la plus grande incidence sur l’approbation et la disponibilité.  

C’est pourquoi nous renforçons activement la fonctionnalité de gestion des tâches de conformité d’Avetta. En regroupant les tâches de conformité et les exigences des clients au même endroit, les fournisseurs peuvent plus facilement organiser le travail, comprendre les priorités et agir plus tôt. Au lieu de passer du temps à chercher de l’information, les équipes peuvent se concentrer sur l’exécution du travail qui leur permet d’atteindre plus rapidement la conformité et l’aptitude à intervenir.

La fonctionnalité est offerte à tous les fournisseurs et entrepreneurs sur Avetta sans frais supplémentaires, à condition que leur client soit également sur la plateforme. La solution offre des filtres et des vues personnalisables pour s’adapter aux flux de travail individuels, tandis que les états et les étiquettes mettent en évidence les tâches urgentes. Chaque tâche comprend un résumé des problèmes pertinents pour préciser ce qui est nécessaire pour la faire avancer.

À mesure que votre entreprise grandit, la complexité de la conformité est inévitable. Toutefois, la perte de visibilité ne l’est pas.

En fin de compte, la conformité ne se limite pas à la paperasse. Il s’agit d’être prêt lorsque des occasions de travail se présentent.

Vous cherchez une façon plus claire de gérer la conformité auprès de plusieurs clients?

Découvrez la gestion des tâches de conformité d’Avetta pour voir comment une visibilité centralisée sur les exigences, l’état des tâches et les actions prioritaires peut aider votre équipe à rester organisée, à réduire les retards et à demeurer apte à intervenir.

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