Principais conclusões
- A complexidade da conformidade aumenta mais rapidamente do que o crescimento da base de clientes, pois cada novo cliente traz requisitos, prazos e processos de aprovação exclusivos.
- A visibilidade costuma ser um desafio maior do que a administração.
- Nem todos os requisitos de conformidade têm o mesmo impacto nos negócios, mas muitos fornecedores os tratam da mesma forma.
- As empresas contratadas de alto desempenho dão mais ênfase às tarefas que afetam a prontidão do que ao trabalho administrativo de menor valor.
- A visibilidade centralizada da conformidade está se tornando uma vantagem competitiva para os fornecedores com relacionamentos com vários clientes.
Para a maioria das empresas contratadas, os problemas de conformidade não surgem da noite para o dia.
Esse desafio normalmente se desenvolve à medida que a empresa cresce. Adicionar novos clientes, expandir para novas regiões, assumir contratos maiores ou atender organizações com requisitos avançados de qualificação são fatores que introduzem novos documentos, processos de aprovação, padrões de seguro, requisitos de treinamento e ciclos de análise.
Inicialmente, o trabalho extra parece gerenciável. As planilhas são atualizadas, os lembretes são definidos e as responsabilidades são compartilhadas entre as equipes de operações, segurança e administração. No entanto, à medida que os relacionamentos com os clientes aumentam, também aumentam o volume de tarefas de conformidade e o esforço necessário para identificar prioridades, entender sua importância e avaliar seu impacto na prontidão.
Essa distinção é importante.
Quando os fornecedores discutem os desafios de conformidade, o foco costuma estar na documentação. Na realidade, a documentação não é o principal obstáculo. O maior desafio é manter a visibilidade diante do aumento dos requisitos, prazos, aprovações e exceções dos clientes.
No último ano, os funcionários passaram uma média de 1,8 horas por dia, ou 9,3 horas por semana, buscando e reunindo informações.
Ao trabalhar com dezenas de milhares de fornecedores ao longo dos anos, entendemos que essa é uma dificuldade de crescimento comum para a maioria deles à medida que ampliam suas operações. A conformidade em si não é necessariamente mais difícil, mas acompanhar o trabalho de conformidade é.
Uma maneira de os fornecedores se anteciparem à complexidade crescente é criar uma fonte única de informações confiáveis para o trabalho de conformidade. Seja um painel centralizado, um fluxo de trabalho compartilhado ou um processo dedicado à conformidade, o objetivo é o mesmo: reduzir o tempo gasto buscando informações e aumentar o tempo gasto agindo com base nelas.
Por que o crescimento gera complexidade
Muitas empresas contratadas presumem que a conformidade aumenta de forma previsível. Se um cliente exige dez informações, dez clientes devem exigir cerca de dez vezes mais esforço.
Na prática, a conformidade nem sempre aumenta dessa forma.
Cada cliente pode exigir documentação de seguro, informações de segurança, qualificações dos trabalhadores, dados da empresa ou análises de programas. Embora esses requisitos possam parecer semelhantes, eles frequentemente diferem de maneiras significativas. Os limites de seguro mudam, os cronogramas de renovação variam, os critérios de segurança evoluem e os padrões de documentação diferem conforme o setor, a localização e o perfil de risco.
Isso leva ao que os especialistas em operações chamam de “complexidade combinatória”, em que o desafio deixa de ser gerenciar requisitos individuais e passa a ser gerenciar suas inter-relações.
Por exemplo, um fornecedor com oito clientes pode encontrar requisitos de seguro, datas de análise, expectativas de qualificação, formatos de documentos e processos de encaminhamento a instâncias superiores exclusivos para cada um. O que parecem ser oito programas de conformidade semelhantes pode rapidamente se tornar dezenas de atividades separadas em cronogramas diferentes.
Como resultado, a administração da conformidade começa a utilizar recursos que não foram originalmente alocados a ela.
Esse desafio se reflete em pesquisas mais abrangentes sobre o ambiente de trabalho. Embora as pesquisas cubram vários setores, o impacto costuma ser mais acentuado nos ambientes das empresas contratadas, onde os atrasos nas informações afetam diretamente a prontidão operacional.
Entendemos que, à medida que as organizações ampliam suas operações, a conformidade se torna mais do que uma obrigação administrativa; ela se torna uma questão operacional. Avalie cada tarefa, estime o tempo necessário e crie um plano de trabalho retroativo para acompanhar os prazos, priorizando os itens que exigem maior esforço ou que precisam de aprovações adicionais.
As tarefas de conformidade mais perigosas passam despercebidas
Uma suposição comum é que as falhas de conformidade ocorrem porque alguém se esqueceu de concluir uma tarefa.
Na realidade, muitos fornecedores gerenciam ativamente dezenas ou até centenas de requisitos ao mesmo tempo. O desafio não é o esforço, mas entender quais ações são mais importantes.
Isso é especialmente importante porque nem toda tarefa de conformidade traz as mesmas consequências.
Alguns requisitos afetam diretamente a elegibilidade para o trabalho. Um certificado de seguro vencido pode impedir o início do trabalho. A falta de um documento de qualificação pode atrasar a aprovação do cliente. Um requisito não resolvido vinculado a um prazo de mobilização de projeto pode ter consequências comerciais imediatas.
Outras tarefas, embora ainda importantes, podem ter pouco impacto de curto prazo na prontidão operacional.
Muitos sistemas não distinguem essas diferenças. Os requisitos chegam por e-mails, planilhas, unidades compartilhadas e vários portais. Sem contexto, todas as tarefas parecem igualmente urgentes.
Isso cria o que muitas equipes de operações chamam de falsa urgência. As equipes se tornam muito ativas, mas não necessariamente eficazes. O tempo é gasto em tarefas menores, enquanto os requisitos de maior impacto permanecem sem solução devido à falta de visibilidade sobre sua importância.
Ao longo dos anos, percebemos que é nesse ponto que a conformidade frequentemente desacelera o crescimento. O problema não são os requisitos ignorados, mas a dificuldade crescente de identificar o trabalho certo à medida que a complexidade aumenta. Crie um sistema de triagem específico para a empresa para cada tarefa recebida. Pergunte o que é necessário, identifique os prazos e marcos e, em seguida, atribua a responsabilidade pela tarefa a um colega de equipe.
Os custos ocultos das tarefas de conformidade não realizadas
A maioria das discussões sobre conformidade se concentra nos custos administrativos diretos.
O maior impacto nos negócios costuma ser os atrasos.
Uma aprovação atrasada pode adiar a mobilização do projeto. Os requisitos não atendidos podem atrasar a integração. As renovações esquecidas podem causar problemas de acesso ao local. Quaisquer atrasos breves podem afetar os cronogramas dos projetos, a utilização da força de trabalho e a confiança dos clientes.
O impacto financeiro raramente vem da própria tarefa de conformidade.
Ele resulta do trabalho que não pode prosseguir devido a tarefas incompletas.
É por isso que as principais empresas contratadas veem cada vez mais a conformidade sob a perspectiva da prontidão operacional, em vez da documentação.
Em vez de perguntar:
“Estamos concluindo nossos requisitos de conformidade?”
Elas perguntam:
“Quais requisitos afetam mais diretamente nossa capacidade de começar a trabalhar, permanecer aprovados e manter a confiança do cliente?”
Essa mudança altera o foco do trabalho de conformidade.
Após trabalhar com milhares de clientes contratantes, percebemos que, em vez de se concentrarem exclusivamente nas taxas de conclusão, os fornecedores bem-sucedidos se concentram em identificar os requisitos que geram o maior impacto operacional quando ignorados.
O que as empresas contratadas bem-sucedidas fazem de diferente
Recapitulando, os fornecedores que gerenciam a conformidade de forma eficaz em escala geralmente compartilham uma abordagem semelhante.
Primeiro, centralize a visibilidade sempre que possível. As informações de conformidade dispersas em e-mails, planilhas, compartilhamentos de arquivos e vários sistemas criam atritos. A centralização não elimina o trabalho de conformidade, mas reduz substancialmente o esforço necessário para identificar as prioridades.
Segundo, organize os requisitos pelo impacto nos negócios. Em vez de tratar a conformidade como uma lista sem hierarquia, diferencie os requisitos que bloqueiam o trabalho, as próximas renovações e as tarefas administrativas de menor prioridade. Esse plano ajuda a alocar recursos às áreas que mais afetam a prontidão operacional.
Terceiro, concentre-se em reduzir o tempo de busca, um fator frequentemente negligenciado.
Muitos fornecedores passam mais tempo localizando informações do que agindo com base nelas. As equipes alternam entre sistemas, procuram documentos, validam atualizações de status e investigam requisitos sinalizados antes de avançar. À medida que as organizações crescem, essas falhas se acumulam.
Os fornecedores que se mantêm à frente costumam ser aqueles que facilitam a navegação pela conformidade, não aqueles com as maiores equipes.
Por que a visibilidade importa
À medida que os requisitos dos clientes aumentam, fica mais difícil gerenciar a conformidade com planilhas, e-mails e sistemas desconectados. O problema não é o esforço, mas a dificuldade de identificar o que precisa de atenção, o que afeta a prontidão operacional e o que precisa ser priorizado.
As empresas contratadas que gerenciam bem a conformidade compartilham uma característica fundamental: visibilidade. Elas sabem quais requisitos estão pendentes, quais clientes precisam de atenção e quais ações terão o maior impacto na aprovação e na disponibilidade.
É por isso que estamos fortalecendo ativamente o recurso Compliance Task Management da Avetta. Ao reunir as tarefas de conformidade e os requisitos dos clientes em um só lugar, os fornecedores podem organizar o trabalho, entender as prioridades e agir mais cedo com mais facilidade. Em vez de gastar tempo procurando informações, as equipes podem se concentrar em concluir o trabalho que as aproxima mais rapidamente da conformidade e da prontidão operacional.
O recurso está disponível para todos os fornecedores e empresas contratadas na Avetta sem custo adicional, desde que seu cliente também esteja na plataforma. A solução oferece filtros e visualizações personalizáveis para atender aos fluxos de trabalho individuais, enquanto os status e as etiquetas destacam as tarefas urgentes. Cada tarefa inclui um resumo dos problemas relevantes para esclarecer o que é necessário para fazê-la avançar.
À medida que sua empresa cresce, a complexidade da conformidade é inevitável. No entanto, a perda de visibilidade não é.
Em última análise, a conformidade não se resume à papelada. Trata-se de estar preparado quando surgem oportunidades de trabalho.
Procura uma maneira mais clara de gerenciar a conformidade entre vários clientes?
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