Wichtigste Erkenntnisse

• Die Komplexität der Compliance nimmt schneller zu als die Kundenzahl, da jeder neue Kunde individuelle Anforderungen, Zeitpläne und Genehmigungsprozesse mit sich bringt.
• Transparenz ist oft eine größere Herausforderung als die Verwaltung.
• Nicht alle Compliance-Anforderungen haben dieselben geschäftlichen Auswirkungen, dennoch behandeln viele Lieferanten sie gleich.
• Leistungsstarke Auftragnehmer legen den Schwerpunkt auf Aufgaben, die sich auf die Einsatzbereitschaft auswirken, statt auf weniger wertvolle Verwaltungsarbeit.
• Zentrale Transparenz über die Compliance wird für Lieferanten mit mehreren Kundenbeziehungen zu einem Wettbewerbsvorteil.

Bei den meisten Auftragnehmern entstehen Compliance-Probleme nicht über Nacht.

Diese Herausforderung entwickelt sich typischerweise mit dem Wachstum des Unternehmens. Neue Kunden zu gewinnen, in neue Regionen zu expandieren, größere Aufträge zu übernehmen oder Organisationen mit erweiterten Qualifikationsanforderungen zu betreuen, bringt jeweils neue Dokumentation, Genehmigungsprozesse, Versicherungsstandards, Schulungsanforderungen und Prüfzyklen mit sich.

Anfangs erscheint die zusätzliche Arbeit überschaubar. Tabellen werden aktualisiert, Erinnerungen eingerichtet und Verantwortlichkeiten unter den Mitarbeitenden in den Bereichen Betrieb, Sicherheit und Verwaltung aufgeteilt. Doch mit dem Wachstum der Kundenbeziehungen steigen auch der Umfang der Compliance-Aufgaben und der Aufwand, der erforderlich ist, um Prioritäten zu erkennen, ihre Bedeutung zu verstehen und ihre Auswirkungen auf die Einsatzbereitschaft zu bewerten.

Diese Unterscheidung ist wichtig.

Wenn Lieferanten über Compliance-Herausforderungen sprechen, steht oft der Papierkram im Mittelpunkt. In Wirklichkeit ist der Papierkram nicht das Haupthindernis. Die größere Herausforderung besteht darin, angesichts zunehmender Kundenanforderungen, Fristen, Genehmigungen und Ausnahmen den Überblick zu behalten.

Im letzten Jahr verbrachten Beschäftigte durchschnittlich 1,8 Stunden pro Tag oder 9,3 Stunden pro Woche damit, Informationen zu suchen und zusammenzutragen.

Aus der langjährigen Zusammenarbeit mit Zehntausenden von Lieferanten wissen wir, dass dies für die meisten eine typische Wachstumsherausforderung bei der Ausweitung ihrer Geschäftstätigkeit ist. Die Compliance selbst wird nicht unbedingt schwieriger, aber die Nachverfolgung der Compliance-Arbeit schon.

Eine Möglichkeit für Lieferanten, der wachsenden Komplexität einen Schritt voraus zu bleiben, besteht darin, eine einzige verlässliche Informationsquelle für die Compliance-Arbeit zu schaffen. Ob es sich dabei um eine zentrale Übersicht, einen gemeinsamen Arbeitsablauf oder einen eigens dafür vorgesehenen Compliance-Prozess handelt – das Ziel ist dasselbe: weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und mehr Zeit mit darauf basierenden Maßnahmen zu verbringen.

Warum Wachstum Komplexität erzeugt

Viele Auftragnehmer gehen davon aus, dass die Compliance in vorhersehbarem Maß mitwächst. Wenn ein Kunde zehn Angaben verlangt, sollten zehn Kunden etwa den zehnfachen Aufwand erfordern.

In der Praxis wächst die Compliance nicht immer auf diese Weise mit.

Jeder Kunde kann Versicherungsunterlagen, Sicherheitsinformationen, Qualifikationen der Beschäftigten, Unternehmensangaben oder Programmprüfungen verlangen. Auch wenn diese Anforderungen ähnlich erscheinen mögen, unterscheiden sie sich oft in wesentlichen Punkten. Mindestversicherungssummen ändern sich, Verlängerungszeitpläne variieren, Sicherheitskriterien entwickeln sich weiter und Dokumentationsstandards unterscheiden sich je nach Branche, Standort und Risikoprofil.

Dies führt zu dem, was Betriebsexperten als „kombinatorische Komplexität“ bezeichnen: Die Herausforderung verlagert sich von der Verwaltung einzelner Anforderungen auf die Verwaltung ihrer Wechselbeziehungen.

So kann beispielsweise ein Lieferant mit acht Kunden bei jedem von ihnen mit individuellen Versicherungsanforderungen, Prüfterminen, Qualifikationserwartungen, Dokumentformaten und Eskalationsprozessen konfrontiert sein. Was wie acht ähnliche Compliance-Programme aussieht, kann schnell zu Dutzenden separater Aktivitäten mit unterschiedlichen Zeitplänen werden.

Infolgedessen beginnt die Compliance-Verwaltung, Ressourcen zu beanspruchen, die ihr ursprünglich nicht zugewiesen waren.

Diese Herausforderung spiegelt sich in breiter angelegten Studien zur Arbeitswelt wider. Obwohl die Forschung mehrere Branchen abdeckt, sind die Auswirkungen im Umfeld von Auftragnehmern häufig stärker ausgeprägt, da Verzögerungen bei der Informationsbereitstellung die betriebliche Einsatzbereitschaft unmittelbar beeinträchtigen.

Wir wissen, dass Compliance mit dem Wachstum von Organisationen mehr als eine administrative Verpflichtung wird; sie wird zu einem betrieblichen Thema. Bewerten Sie jede Aufgabe, schätzen Sie den erforderlichen Zeitaufwand und erstellen Sie einen rückwärts terminierten Plan, um Fristen im Blick zu behalten. Priorisieren Sie dabei aufwendige Aufgaben oder solche, die zusätzliche Genehmigungen erfordern.

Die gefährlichsten Compliance-Aufgaben bleiben unbemerkt

Eine verbreitete Annahme ist, dass Compliance-Verstöße auftreten, weil jemand vergessen hat, eine Aufgabe zu erledigen.

In Wirklichkeit verwalten viele Lieferanten aktiv Dutzende oder sogar Hunderte von Anforderungen gleichzeitig. Die Herausforderung liegt nicht im Aufwand, sondern darin, zu verstehen, welche Maßnahmen am wichtigsten sind.

Dies ist besonders wichtig, weil nicht jede Compliance-Aufgabe dieselben Konsequenzen hat.

Einige Anforderungen wirken sich unmittelbar auf die Arbeitsberechtigung aus. Ein abgelaufenes Versicherungszertifikat kann den Arbeitsbeginn verhindern. Ein fehlender Qualifikationsnachweis kann die Genehmigung durch den Kunden verzögern. Eine ungeklärte Anforderung, die an eine Frist für die Projektmobilisierung geknüpft ist, kann unmittelbare wirtschaftliche Folgen haben.

Andere Aufgaben sind zwar weiterhin wichtig, haben aber möglicherweise nur geringe kurzfristige Auswirkungen auf die Einsatzbereitschaft.

Viele Systeme berücksichtigen diese Unterschiede nicht. Anforderungen gehen per E-Mail, über Tabellen, gemeinsam genutzte Laufwerke und mehrere Portale ein. Ohne Kontext erscheint jede Aufgabe gleichermaßen dringend.

Dadurch entsteht das, was viele operative Teams als falsche Dringlichkeit bezeichnen. Die Teams sind sehr aktiv, aber nicht unbedingt effektiv. Zeit wird für kleinere Aufgaben aufgewendet, während Anforderungen mit größeren Auswirkungen ungelöst bleiben, weil ihre Bedeutung nicht erkennbar ist.

Im Laufe der Jahre haben wir festgestellt, dass Compliance genau an diesem Punkt häufig das Wachstum bremst. Das Problem sind nicht ignorierte Anforderungen, sondern die zunehmende Schwierigkeit, bei wachsender Komplexität die richtigen Aufgaben zu erkennen. Entwickeln Sie ein unternehmensspezifisches System zur Priorisierung jeder eingehenden Aufgabe. Fragen Sie, was erforderlich ist, ermitteln Sie Fristen und Meilensteine und weisen Sie dann einem Teammitglied die Verantwortung für die Aufgabe zu.

Die versteckten Kosten versäumter Compliance-Aufgaben

Die meisten Diskussionen über Compliance konzentrieren sich auf direkte Verwaltungskosten.

Die größeren geschäftlichen Auswirkungen entstehen häufig durch Verzögerungen.

Eine verzögerte Genehmigung kann die Mobilisierung für ein Projekt verschieben. Fehlende Anforderungen können die Aufnahme neuer Lieferanten verzögern. Übersehene Verlängerungen können Probleme beim Standortzugang verursachen. Jede noch so kurze Verzögerung kann sich auf Projektzeitpläne, die Personalauslastung und das Vertrauen der Auftraggeber auswirken.

Die finanziellen Auswirkungen entstehen selten durch die Compliance-Aufgabe selbst.

Sie ergeben sich aus Arbeiten, die aufgrund unvollständiger Aufgaben nicht fortgesetzt werden können.

Deshalb betrachten führende Auftragnehmer Compliance zunehmend unter dem Gesichtspunkt der Einsatzbereitschaft statt der Dokumentation.

Anstatt zu fragen:

„Erfüllen wir unsere Compliance-Anforderungen?“

Fragen sie:

„Welche Anforderungen wirken sich am unmittelbarsten auf unsere Fähigkeit aus, mit der Arbeit zu beginnen, weiterhin genehmigt zu bleiben und das Vertrauen der Auftraggeber zu wahren?“

Dieser Wandel verändert den Fokus der Compliance-Arbeit.

Nach der Zusammenarbeit mit Tausenden von Auftraggebern haben wir festgestellt, dass erfolgreiche Lieferanten sich nicht ausschließlich auf Erledigungsquoten konzentrieren, sondern darauf, die Anforderungen zu identifizieren, deren Missachtung die größten betrieblichen Auswirkungen hat.

Was erfolgreiche Auftragnehmer anders machen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Lieferanten, die Compliance in großem Umfang effektiv verwalten, in der Regel einen ähnlichen Ansatz verfolgen.

Erstens: Schaffen Sie nach Möglichkeit einen zentralen Überblick. Über E-Mails, Tabellen, Dateifreigaben und mehrere Systeme verstreute Compliance-Informationen führen zu Reibungsverlusten. Zentralisierung beseitigt die Compliance-Arbeit nicht, reduziert aber den Aufwand zur Ermittlung von Prioritäten erheblich.

Zweitens: Ordnen Sie Anforderungen nach ihren geschäftlichen Auswirkungen. Behandeln Sie Compliance nicht als undifferenzierte Liste, sondern unterscheiden Sie zwischen Anforderungen, die die Arbeit blockieren, anstehenden Verlängerungen und Verwaltungsaufgaben mit niedrigerer Priorität. Dieser Plan hilft dabei, Ressourcen den Bereichen zuzuweisen, die die Einsatzbereitschaft am stärksten beeinflussen.

Drittens: Konzentrieren Sie sich auf die Verringerung der Suchzeit, eines oft übersehenen Faktors.

Viele Lieferanten verbringen mehr Zeit damit, Informationen zu finden, als auf ihrer Grundlage zu handeln. Teams wechseln zwischen Systemen, suchen nach Dokumenten, prüfen Statusaktualisierungen und untersuchen markierte Anforderungen, bevor sie Fortschritte erzielen. Mit dem Wachstum von Organisationen verstärken sich diese Schwachstellen.

Lieferanten, die die Nase vorn haben, sind häufig diejenigen, die Compliance übersichtlicher machen, nicht diejenigen mit den größten Teams.

Warum Transparenz wichtig ist

Mit zunehmenden Anforderungen der Auftraggeber wird es schwieriger, Compliance mithilfe von Tabellen, E-Mails und nicht vernetzten Systemen zu verwalten. Das Problem ist nicht der Einsatz, sondern die Schwierigkeit zu erkennen, was Aufmerksamkeit erfordert, was die Einsatzbereitschaft beeinflusst und was priorisiert werden muss.

Auftragnehmer, die Compliance gut verwalten, haben ein entscheidendes Merkmal gemeinsam: Transparenz. Sie wissen, welche Anforderungen noch offen sind, welche Auftraggeber Aufmerksamkeit benötigen und welche Maßnahmen die größten Auswirkungen auf die Genehmigung und Verfügbarkeit haben werden.  

Deshalb bauen wir die Funktion Compliance Task Management von Avetta aktiv aus. Indem Compliance-Aufgaben und Anforderungen der Auftraggeber an einem Ort zusammengeführt werden, können Lieferanten ihre Arbeit leichter organisieren, Prioritäten verstehen und früher handeln. Anstatt Zeit mit der Suche nach Informationen zu verbringen, können sich Teams darauf konzentrieren, die Aufgaben zu erledigen, die sie schneller zu Compliance und Einsatzbereitschaft führen.

Die Funktion steht allen Lieferanten und Auftragnehmern auf Avetta ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung, sofern ihr Auftraggeber ebenfalls auf der Plattform vertreten ist. Die Lösung bietet anpassbare Filter und Ansichten für individuelle Arbeitsabläufe, während Statusangaben und Kennzeichnungen dringende Aufgaben hervorheben. Jede Aufgabe enthält eine Zusammenfassung relevanter Probleme, um zu verdeutlichen, was für ihre weitere Bearbeitung erforderlich ist.

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens ist eine zunehmende Compliance-Komplexität unvermeidlich. Der Verlust des Überblicks ist es jedoch nicht.

Letztlich geht es bei Compliance nicht nur um Papierarbeit. Es geht darum, vorbereitet zu sein, wenn sich Arbeitsmöglichkeiten ergeben.

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