Die jährliche Lieferantenaktualisierung ist ein entscheidender Prozess, um die Compliance aufrechtzuerhalten und für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu sorgen. In diesen FAQ sind sämtliche Informationen enthalten, die Lieferanten für den Prozess der jährlichen Aktualisierung benötigen. Zudem erfahren sie, was passiert, wenn sie die Fristen nicht einhalten, und erhalten Best Practices.

1. Was ist die jährliche Lieferantenaktualisierung?

Die jährliche Lieferantenaktualisierung gewährleistet, dass Lieferanten die Anforderungen in Bezug auf Sicherheit und gesetzliche Vorgaben einhalten. Anhand dieser Aktualisierung können Auftraggeber:innen die Sicherheitsleistung eines Lieferanten im Verlauf des vergangenen Jahres bewerten und feststellen, ob sie die Standards für die Fortsetzung der Geschäftsbeziehung einhalten.

Durch den Abschluss der jährlichen Aktualisierung sorgen die Lieferanten dafür, dass sie weiterhin einen guten Ruf genießen und bereit sind, für Auftraggeber:innen zu arbeiten, die auf der Suche nach konformen und verlässlichen Geschäftspartner:innen sind.

2. Welche Dokumente sind für die Aktualisierung erforderlich?

Die genauen Anforderungen variieren je nach Region und Auftraggeber:in. Im Allgemeinen müssen die Lieferanten die folgenden Dokumente zur Verfügung stellen:

• Daten zur Sicherheitsleistung: Dazu gehören historische Sicherheitsstatistiken, Einzelheiten zu Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten sowie im Verlauf der Zeit umgesetzte Verbesserungen.
• Regulatorische Compliance-Dokumentation: Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Region und können Unterlagen umfassen, die von lokalen Gesundheits‑, Sicherheits‑ oder Arbeitsbehörden vorgeschrieben sind.
• Jährliche auftraggeberspezifische Formulare: Einige Auftraggeber:innen fordern bei der jährlichen Aktualisierung zusätzliche Formulare an, um spezifische Daten zu erheben, die für ihre geschäftlichen Zwecke erforderlich sind.

Zudem müssen Lieferanten möglicherweise nachweisen, dass sie im Hinblick auf nicht konforme Aspekte Abhilfemaßnahmen durchgeführt haben. Dadurch zeigen sie, dass sie sich für kontinuierliche Verbesserung einsetzen.

Im Rahmen dieses Prozesses müssen diese Dokumente zusammengestellt, auf Korrektheit überprüft und vor Fristende über das Dashboard „Meine Aufgaben“ eingereicht werden.

3. Wann läuft die Frist für die jährliche Lieferantenaktualisierung ab?

Für den Aktualisierungsprozess gilt jedes Jahr die gleiche Frist:

Am 31. März müssen die Lieferanten die Aktualisierungen abgeschlossen haben.

Den Unternehmen wird dringend empfohlen, den Prozess rechtzeitig vor der Frist in Gang zu setzen, sodass genügend Bearbeitungszeit zur Verfügung steht und Probleme kurz vor der Abgabe vermieden werden, die zur Nichteinhaltung führen könnten.

4. Warum ist es wichtig, die jährliche Aktualisierung durchzuführen?

Hierfür gibt es mehrere Gründe:

• Weiterhin bereit zur Arbeit: Bei Lieferanten, die die Aktualisierung nicht fertigstellen, besteht das Risiko, als nicht konform eingestuft zu werden, was sich auf die Eignung als Lieferant für Auftraggeber:innen auswirken kann.
• Transparenz- und Trendanalyse: Auftraggeber:innen analysieren die historischen Sicherheitsdaten, um festzustellen, ob ein Lieferant sich im Laufe der Zeit verbessert. Gab es in der Vergangenheit einen Arbeitsunfall bei einem Lieferanten, kann dieser durch die Aktualisierung Verbesserungen und durchgeführte Abhilfemaßnahmen nachweisen.
• Auftraggebervertrauen und Chancen: Eine gute Arbeitssicherheitsbilanz und aktuelle Dokumentationen können Vertrauen bei den Auftraggeber:innen schaffen und möglicherweise den Weg für neue Verträge und Partnerschaften ebnen.

5. Was passiert, wenn ein Lieferant die Frist nicht einhält?

Wird die Frist am 31. März nicht eingehalten, erhält der Lieferant den Status nicht konform. Dies kann mehrere mögliche Folgen haben:

• Verlust von Geschäftschancen: Auftraggeber:innen entscheiden sich möglicherweise gegen eine Zusammenarbeit mit nicht konformen Lieferanten.
• Temporärer Ausschluss von den Auftraggebernetzwerken: Bis die Dokumente eingereicht und geprüft wurden, gilt der Lieferant als nicht konform.
• Finanzielle Auswirkung: Bestimmte Lieferanten unterliegen vertraglichen Pflichten, die die Einhaltung von Compliance-Standards erfordern. Werden diese Anforderungen nicht eingehalten, kann dies zu einem Verlust von Geschäftschancen und zum Ausschluss von zukünftigen Projekten führen.

Um den Status „konform“ zurückzuerhalten, müssen die Lieferanten alle erforderlichen Datendokumentationen einreichen und sich einer Compliance-Prüfung unterziehen.

6. Wie setzt ein Lieferant den Aktualisierungsprozess in Gang?

Der Prozess ist unkompliziert gestaltet. Die Lieferanten sollten die folgenden Schritte befolgen:

1. Melden Sie sich bei Avetta Connect an.
2. Rufen Sie die Aufgabe für die jährliche Aktualisierung auf, indem Sie in der Seitenleiste auf „Compliance“ klicken.
3. Klicken Sie in der Leiste am oberen Rand auf „Aktuelle Aufgaben“.
4. Klicken Sie auf „Regulatorische Unternehmensinformationen“ und sehen Sie sich Ihre Aufgaben im Zusammenhang mit der jährlichen Aktualisierung an.
5. Klicken Sie neben der Aufgabe für die jährliche Aktualisierung für 2025 auf die Schaltfläche „Erste Schritte“.
6. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und laden Sie diese ggf. hoch.
7. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Bildschirms auf die grüne Schaltfläche „Absenden“.
8. Schließen Sie im Anschluss an die Einreichung alle ausstehenden weiteren Aufgaben ab.

Lieferanten können sich bei Fragen über die verschiedenen Supportkanäle an uns wenden.

7. Welche Supportkanäle stehen den Lieferanten zur Verfügung?

Ihnen stehen verschiedene Ressourcen zur Verfügung, die sie bei der Aktualisierung unterstützen.

• Livesupport per Telefon: Lieferanten können Supportteams anrufen und erhalten Hilfe in Echtzeit.
• E-Mail-Support: Sie haben die Möglichkeit, zusätzliche Unterstützung anzufragen.
• Support per Onlinechat: Sie können einen Chat starten, indem sie auf der Website von Avetta auf „Support kontaktieren“ klicken.

Lieferanten werden gebeten, sich frühzeitig um Hilfe zu bemühen, wenn sie auf Probleme stoßen, da Supportteams zur Verfügung stehen, um einen reibungslosen Aktualisierungsprozess zu gewährleisten.

8. Kann ein Lieferant den Status als konform wiedererlangen, wenn er die Aktualisierung abgeschlossen hat?

Der Abschluss der Aktualisierung ist notwendig, aber nicht ausreichend, um als konform zu gelten. Die Einreichung der erforderlichen Dokumente bedeutet einen Schritt nach vorn, um die Compliance zu erreichen. Der finale Status hängt jedoch von den Anforderungen und Schwellenwerten des:der Auftraggeber:in ab.

Gab es bei einem Lieferanten beispielsweise einen schwerwiegenden Sicherheitsvorfall, wie einen Todesfall oder mehrere Arbeitsunfälle, gilt er möglicherweise weiterhin als nicht konform, auch wenn er die Dokumente eingereicht hat. Jeder Fall wird einzeln geprüft und die Einstufung als konform erfolgt auf der Grundlage von gesetzlichen Standards und den Anforderungen des:der Auftraggeber:in.

Jedoch kann ein Lieferant nicht als konform gelten, solange die Aktualisierung nicht abgeschlossen ist – sie bleibt daher ein wesentlicher Schritt, damit die Compliance aufrechterhalten werden kann.

9. Wie lauten die Best Practices für eine erfolgreiche Aktualisierung?

Um einen reibungslosen und erfolgreichen Aktualisierungsprozess zu gewährleisten, sollten Lieferanten Folgendes tun:

• Fangen Sie frühzeitig an: Eine gewisse Bearbeitungszeit ist erforderlich. Vermeiden Sie Verzögerungen in letzter Minute, indem Sie den Prozess frühzeitig vor der Frist in Gang setzen.
• Gewährleisten Sie eine korrekte Meldung: Vermeiden Sie häufige Fehler bei der Meldung von Sicherheitsdaten, wie die falsche Darstellung von Vorfällen oder fehlende erforderliche Einzelheiten.
• Bitten Sie bei Bedarf um Unterstützung: Bei Unklarheiten können Compliance-Probleme vermieden werden, indem Sie um Hilfe bitten.
• Vergessen Sie nicht, auf die Schaltfläche „Absenden“ zu klicken: Dieser letzte Schritt kann schnell übersehen werden – bitte denken Sie daran, die Schaltfläche „Absenden“ anzuklicken, sobald Sie den Vorgang abgeschlossen haben.

Für die Lieferanten stellt die korrekte Meldung von Sicherheitsdaten häufig eine Herausforderung dar. Um zu vermeiden, dass zu viele oder zu wenige Vorfälle gemeldet werden, sollten die Lieferanten die Anforderungen der lokalen Gesundheits-, Sicherheits- oder Arbeitsbehörden prüfen.

Abschließende Erwägungen

Die jährliche Lieferantenaktualisierung ist von wesentlicher Bedeutung, um die Compliance aufrechtzuerhalten und zukünftige Geschäftschancen zu sichern. Durch eine korrekte und rechtzeitige Aktualisierung können Lieferanten Unterbrechungen vermeiden und sich selbst als verlässliche Geschäftspartner positionieren.

Wenn Sie als Lieferant Fragen haben oder Hilfe benötigen, können Sie sich jederzeit an die verfügbaren Supportkanälewenden.

Beginnen Sie frühzeitig, bleiben Sie informiert und reichen Sie alles fristgerecht ein, um die Compliance sicherzustellen und einsatzbereit zu bleiben.