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6 etapas para uma melhor auditoria da cadeia de suprimentos de cuidados de saúde

By Avetta Marketing
March 09, 2021
8 minutes
Healthcare Supply Chain Audit

Como você já está bem ciente, uma cadeia de suprimentos de cuidados de saúde pode ser extremamente complicada, mesmo em condições favoráveis. Agora, a pandemia mundial e a corrida sem precedentes pela distribuição de vacinas geraram grandes atrasos, interrupções e o total fechamento da cadeia de suprimentos.  

A realização de uma auditoria da cadeia de suprimentos de cuidados de saúde pode ajudar bastante a aliviar implicações tão pesadas, além de controlar os custos e melhorar os resultados dos pacientes. É provável que sua cadeia de suprimentos de cuidados de saúde já tenha um processo de auditoria. Infelizmente, também é provável que falte visibilidade, dados e conformidade no seu processo de auditoria atual. É aí que as etapas da Avetta podem ajudar. 

O que acontece quando uma cadeia de suprimentos de cuidados de saúde passa por uma auditoria completa? Ela fica bem melhor! Indicamos seis etapas para realizar uma melhor auditoria da cadeia de suprimentos de cuidados de saúde, de modo que ela atenda às suas metas de identificação de pontos fracos, tomada de decisões orientadas por dados e manutenção da conformidade em todas as etapas da jornada do produto.  

1. Defina metas para a auditoria 

A primeira etapa para atingir as metas da auditoria é definir essas metas. Ideias genéricas ou incompletas, como “ser mais resiliente” ou “entrar mais rápido no mercado” não ajudam. Dessa forma, a cadeia de suprimentos ficaria perdida em meio a um mar de incertezas, respondendo a influências externas em vez de buscar alcançar uma meta predefinida. 

As metas definidas devem ser específicas, mensuráveis por meio de dados precisos e ter um cronograma definido das etapas.  

Veja um exemplo de objetivo final e como uma boa auditoria pode ajudar você a alcançá-lo: 

  • Estabelecer um relacionamento mais confiável com o fornecedor nº 3, trabalhando com ele individualmente para pré-qualificá-lo para atender às nossas novas políticas de sustentabilidade ambiental mais ambiciosas. Para melhor apontar para essa meta, a auditoria deve ser capaz de dizer: 

  • Se o fornecedor nº 3 tem um histórico forte de capacidade e conformidade; 

  • Quais são os riscos em relação ao fornecedor nº 3; 

  • A fonte e os custos associados aos materiais do fornecedor nº 3. 

2. Crie um roteiro visual de cada produto 

Como as cadeias de suprimentos no setor de cuidados de saúde são tão complicadas e dinâmicas, ter um roteiro visual pode ajudar a resolver tudo e garantir que nenhuma etapa seja esquecida. Entre vários fornecedores de materiais e os pacientes que utilizam os produtos, existem muitos vínculos que devem ser examinados. Isso não pode ser feito com detalhes suficientes sem um caminho definido a seguir. 

Alguns dos fluxos de trabalho que precisam ser incluídos no roteiro são: 

  • Organizacional  

  • Suprimentos 

  • Aquisição  

  • Inventário 

  • Fabricação 

  • Distribuição 

  • Faturamento 

Todos esses fluxos de trabalho precisam ser mapeados separadamente, bem como em conjunto para obter uma visão clara. Uma auditoria pode ajudar a realizar isso encontrando as peças que faltam e que não estão sendo completamente reconhecidas, confirmadas, criticadas ou supervisionadas.  

3. Conheça os tomadores de decisão em todas as etapas de cada produto 

Há muitos participantes na cadeia de suprimentos, e com o fluxo de trabalho organizacional mapeado, você pode conhecer todos os tomadores de decisão para cada produto. 

Por exemplo, para cada produto, é bom conhecer: 

  • Analista imobiliário 

  • Vice-presidente de desenvolvimento de instalações 

  • Diretor de capital e serviços 

  • Diretor de gestão clínica 

  • Diretor de operações da cadeia de suprimentos (que pode ser ou não você) 

  • Diretor de desempenho de processos e sistemas 

  • Gerente de contas a pagar e viagens 

Quando você souber quem são essas pessoas após realizar a auditoria, estará em condições de começar a construir relacionamentos mais fortes e comunicativos com cada participante do processo. 

4. Analise os custos de cada componente 

Por meio da eliminação de processos desnecessários ou desatualizados ou avanços tecnológicos, é incrível como alguns pequenos ajustes nos custos ao longo da cadeia de suprimentos podem fazer uma enorme diferença na integridade financeira de uma empresa.   

Confira estas sugestões para tornar as operações mais econômicas: 

  • Identifique quais produtos não têm muita demanda real e custam muito para fabricar. 

  • Aumente a padronização dos produtos com alto volume e baixa variabilidade, bem como a alta margem para aumentar a qualidade e a satisfação. 

  • Fale com todos os departamentos e clientes finais sobre como diminuir resíduos e atender melhor às necessidades deles.  

  • Estabeleça parcerias estratégicas e compartilhe abertamente com eles suas informações de custo e as iniciativas de desenvolvimento conjunto de produtos disponíveis. 

  • Melhore a integridade dos dados e reduza a variação para que um maior calibre de cálculos possa ajudar na tomada de decisões. 

5. Identifique escassez e riscos 

Talvez a razão mais óbvia para realizar auditorias na cadeia de suprimentos de cuidados de saúde seja identificar o que causa escassez, onde está o desperdício e quais são os riscos ocultos.  

As auditorias identificam todos os riscos que poderiam estar à espreita. Vamos tomar a Covid-19 como o exemplo mais recente. Uma boa auditoria poderia ter previsto que os fornecedores na China fechariam temporariamente suas portas com dias ou semanas de antecedência. Como? Porque uma auditoria teria sinalizado dados em tempo real e previstos mostrando o risco do surgimento de uma pandemia global (e a escassez que se seguiu) antes que a maioria dos seres humanos pudesse ter previsto esse fato.    

Além de futuras pandemias e revoltas políticas, existem muitos outros riscos para levar em conta, incluindo exposição a riscos de segurança cibernética. Kelly White, CEO da RiskRecon, escreveu que "o setor de cuidados de saúde tem uma das maiores taxas médias de incidentes graves de segurança em relação a outros setores".  

Não deixe que uma pandemia, agitação civil, guerra de segurança cibernética ou qualquer outro imprevisto atrapalhe sua cadeia de suprimentos. A realização de auditorias regulares e profundas pode ajudar sua empresa a lidar melhor com desperdícios, ineficiências, custos e efeitos adversos antes que eles fiquem fora de controle. 

6. Avalie a simplificação de bancos de dados e software 

Sim, seguir todas as cinco etapas mencionadas anteriormente melhorará sua auditoria da cadeia de suprimentos de cuidados de saúde. No entanto, essa é uma tarefa complexa de coordenar e realizar por conta própria. Pode até ser quase impossível. É aí que entra a simplificação de todos os bancos de dados e tecnologias de software em um sistema coeso e centralizado. 

Ao reduzir simultaneamente os encargos administrativos e os custos, o software de gerenciamento da cadeia de suprimentos pode ajudar as indústrias farmacêuticas e de cuidados de saúde a continuar criando inovações que salvam vidas, gerenciando os riscos de forma eficaz.  

Sem essa tecnologia, a colcha de retalhos entre regulamentos que estão sempre sendo alterados, fornecedores subqualificados e inconsistências complexas cria e aumenta o risco de forma generalizada. Porém, com um bom software de gerenciamento de cadeia de suprimentos perfeitamente integrado, você pode ter: 

  • Visibilidade completa das práticas de estabilidade financeira e sustentabilidade dos fornecedores 

  • Conformidade consistente, mesmo com forças de trabalho temporárias 

  • Distribuição bem-sucedida em novos mercados 

  • Parceiros devidamente treinados e certificados 

Um novo ano é sempre um bom momento para fazer uma auditoria. Porém, nunca é um mau momento para parar e fazer uma auditoria completa da cadeia de suprimentos. Considere essas seis sugestões e comece agora mesmo! 

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