Doskonale wiadomo, że łańcuch dostaw w sektorze opieki zdrowotnej może być niezwykle złożony, nawet w najbardziej sprzyjających okolicznościach. Jeśli jednak dodamy do tego światową pandemię i bezprecedensowe tempo dystrybucji szczepionek, niemal na pewno staniemy w obliczu dużych opóźnień, przerw i całkowitego zatrzymania pracy w obrębie łańcucha dostaw.
Przeprowadzenie audytu łańcucha dostaw w sektorze opieki zdrowotnej może odegrać zaskakująco istotną rolę w łagodzeniu tych poważnych konsekwencji przy jednoczesnej kontroli kosztów i poprawie opieki zapewnianej pacjentom. Być może w Państwa łańcuchu dostaw w sektorze opieki zdrowotnej proces audytu jest już wdrożony. Jest jednak niestety prawdopodobne, że ten, który obecnie jest stosowany, wykazuje braki w zakresie przejrzystości, danych, a może nawet zgodności z wymogami. W takiej właśnie sytuacji z pomocą przychodzi Avetta.
Jaki jest łańcuch dostaw w sektorze opieki zdrowotnej po przeprowadzeniu pełnego audytu? Najlepszy! Określiliśmy sześć kroków do przeprowadzenia lepszego audytu łańcucha dostaw w sektorze opieki zdrowotnej, dzięki którym spełni on Państwa cele w zakresie wykazywania uchybień, podejmowania decyzji w oparciu o dane oraz zapewniania zgodności z wymogami na każdym etapie drogi pokonywanej przez produkt.
1. Określanie celów, które audyt powinien osiągnąć
Pierwszym krokiem do osiągnięcia celów stawianych audytowi jest wyznaczenie tych celów! Bardzo ogólne lub niepełne zamiary, np. „bądź bardziej odporny“ lub „szybciej wprowadzaj produkty na rynek“, nie wystarczą. W rezultacie łańcuch dostaw będzie gubił się w gąszczu niepewności i reagował na wszelkie czynniki zewnętrzne zamiast dążyć prosto do wytyczonego wcześniej celu.
Wyznaczony cel musi być maksymalnie precyzyjny, mierzalny na podstawie prawidłowych danych oraz mieć określony harmonogram, z uwzględnieniem początku, końca i poszczególnych etapów.
Oto przykład ostatecznego celu i sposobu, w jaki dobry audyt może pomóc go osiągnąć:
-
Zbudowanie z dostawcą nr 3 relacji opartej na większym zaufaniu przez indywidualną pracę z takim dostawcą z zamiarem przeprowadzenia wstępnej kwalifikacji w zakresie spełniania naszych nowych, ambitnych założeń polityki zrównoważonej ochrony środowiska naturalnego. Aby zapewnić lepszą drogę do osiągnięcia tego celu, audyt powinien być w stanie określić:
-
czy u dostawcy nr 3 wyraźnie widać umiejętności i przestrzeganie przepisów i wymogów
-
jakie czynniki ryzyka wiążą się z dostawcą nr 3
-
źródło i koszty dotyczące materiałów dostawcy nr 3
2. Nakreślenie wizualnego planu działania dla każdego produktu
Łańcuchy dostaw w branży opieki zdrowotnej są niezwykle skomplikowane i dynamiczne, dlatego materiał wizualny może pomóc się w nim odnaleźć i zapewnić, że żaden etap nie zostanie pominięty. Pomiędzy licznymi dostawcami pozyskiwanych materiałów a pacjentami korzystającymi z produktów istnieje wiele powiązań, z których każde należy przeanalizować. Nie da się tego zrobić odpowiednio starannie, jeśli nie jest wyznaczona droga, którą należy podążać.
Przepływy pracy, które należy uwzględnić w planie działania to m.in.:
-
działania organizacyjne
-
zaopatrzenie
-
Zaopatrzenie
-
inwentaryzacja
-
Wytwarzanie
-
Dystrybucja
-
fakturowanie
Dla każdego z tych przepływów pracy należy sporządzić odrębny plan działania, a także objąć je wszystkie jednym planem działania, aby uzyskać wyraźny obraz sytuacji. Audyt może w tym pomóc, wyszukując brakujące elementy, które nie są w pełni zauważane, uwzględniane, poddawane analizie krytycznej lub które są pomijane.
3. Znajomość osób decyzyjnych na wszystkich etapach każdego produktu
Łańcuch dostaw ma wielu uczestników, a po nakreśleniu planu organizacyjnego przepływu pracy można już poznać wszystkie osoby decyzyjne dla każdego produktu.
Dla poszczególnych produktów można przykładowo chcieć dowiedzieć się, kto jest:
-
analitykiem do spraw nieruchomości
-
wiceprezesem do spraw budowy obiektów
-
dyrektorem do spraw kapitału i usług
-
dyrektorem do spraw zarządzania klinicznego
-
dyrektorem do spraw działań w ramach łańcucha dostaw (którym możesz, choć nie musisz, być Ty)
-
dyrektorem do spraw wydajności procesów i systemów
-
menedżerem do spraw płatności i podróży
Gdy po przeprowadzeniu audytu wiadomo, kim są te osoby, można wówczas zacząć budować silniejsze relacje oparte na lepszej komunikacji z każdym istotnym strategicznym graczem.
4. Przyjrzenie się kosztom każdego elementu
To niewiarygodne, jak przez eliminację niepotrzebnych lub przestarzałych procesów lub dzięki postępom technicznym wprowadzenie kilku drobnych zmian w kosztach w obrębie łańcucha dostaw może wywrzeć olbrzymi wpływ na kondycję finansową organizacji.
Aby operacje stały się bardziej oszczędne, należy dokładnie przyjrzeć się poniższym propozycjom:
-
Określić, na które produkty nie ma tak naprawdę dużego popytu oraz które produkty wiążą się z wysokimi kosztami wytworzenia.
-
Zwiększyć standaryzację produktów przez duże wolumeny i niewielkie zróżnicowanie oraz wysoką marżę, aby podnieść jakość i satysfakcję.
-
Rozmawiać ze wszystkimi działami i klientami końcowymi o tym, w jaki sposób można lepiej odpowiadać na ich potrzeby i ograniczyć ilość odpadów.
-
Pozyskać partnerów strategicznych i otwarcie dzielić się z nimi informacjami o swoich kosztach oraz wszelkimi dostępnymi wspólnymi przedsięwzięciami dotyczącymi rozwoju produktów.
-
Poprawić integralność danych i ograniczyć zróżnicowanie, aby obliczenia na wyższym poziomie mogły wspierać podejmowanie decyzji.
5. Określanie niedoborów i czynników ryzyka
Chyba najbardziej oczywistym powodem przeprowadzania audytów łańcuchów dostaw w sektorze opieki zdrowotnej jest ustalenie, co powoduje niedobory, skąd biorą się odpady i jakie czynniki ryzyka nie są widoczne na pierwszy rzut oka.
Audyty określają wszelkie potencjalne zagrożenia, które mogą czaić się tuż za rogiem. Weźmy COVID-19, który jest tego najnowszym przykładem. Dobry audyt mógł przewidzieć, że dostawcy w Chinach tymczasowo zawieszą swoją działalność wiele dni lub tygodni, zanim to się faktycznie stało. Jak? Ponieważ audyt zwróciłby uwagę na faktyczne i prognozowane dane, które wskazywały na ryzyko rozwoju światowej pandemii (oraz wynikające z niej niedobory), zanim większość ludzi była w stanie to przewidzieć.
Proszę nam wierzyć: obok przyszłych pandemii i politycznych zawirowań istnieje szereg innych zagrożeń, które trzeba mieć na uwadze, łącznie z zagrożeniami dla cyberbezpieczeństwa. Kelly White, dyrektor generalny spółki RiskRecon, napisał, że „ochrona zdrowia należy do branż, w których wykrywa się najwięcej zagrożeń w zakresie bezpieczeństwa w porównaniu z innymi sektorami”.
Nie należy pozwolić, aby pandemia, niepokoje społeczne, wojny cybernetyczne czy inne niespodziewane wydarzenie zakradły się do łańcucha dostaw. Przeprowadzanie regularnych, rzetelnych audytów może pomóc organizacji lepiej radzić sobie z odpadami, obniżoną wydajnością, kosztami i przykrymi następstwami, zanim wymkną się spod kontroli i nie będzie się dało nad nimi zapanować.
6. Rozważenie wprowadzenia usprawnień w bazach danych i oprogramowaniu
Owszem, wykonanie pięciu wyżej wspomnianych działań poprawi poziom audytu łańcucha dostaw w sektorze opieki zdrowotnej. Faktem jest jednak, że koordynowanie i osiągnięcie wszystkiego samodzielnie to ogromne wyzwanie. Co więcej, może być to niemal niewykonalne, dlatego warto pomyśleć o usprawnieniu wszystkich technologii baz danych i oprogramowania, łącząc je w jeden spójny, scentralizowany system.
Przez redukcję obciążeń administracyjnych i kosztów oprogramowanie do zarządzania łańcuchem dostaw może pomóc branży opieki zdrowotnej i farmaceutycznej nadal wprowadzać innowacje ratujące ludzkie życie, a jednocześnie skutecznie zarządzać swoim ryzykiem.
Bez tej technologii zestawienie ze sobą nieustannie zmieniających się przepisów, niewykwalifikowanych wykonawców i skomplikowanych niespójności doprowadzi do powstania i natężenia ryzyka na przestrzeni wielu branż. Jednak przy sprawnie przeprowadzonej integracji zaawansowanego technologicznie oprogramowania do zarządzania łańcuchem dostaw można liczyć na:
-
pełny wgląd w kondycję finansową i praktyki w zakresie zrównoważonego rozwoju dostawcy
-
nieustanną zgodność z wymogami, nawet w przypadku pracowników tymczasowych
-
pomyślną dystrybucję na nowych rynkach
-
odpowiednio przeszkolonych i certyfikowanych partnerów
Nowy rok to zawsze dobry moment na audyt, ale praktycznie w każdej chwili można cofnąć się o krok i przeprowadzić dokładny audyt swojego łańcucha dostaw. Zachęcamy, aby wziąć sobie do serca sześć poniższych sugestii i zacząć już teraz!
