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6 étapes pour un processus d'audit de la chaîne logistique médicale plus performant

By Avetta Marketing
March 09, 2021
9 minutes
Healthcare Supply Chain Audit

Vous savez très bien qu'une chaîne logistique dans le secteur de la santé peut être d'une extrême complexité, même en des temps favorables. Mais ajoutez à l'équation une pandémie mondiale et une course aux vaccins sans précédent, et vous avez entre vos mains la formule parfaite pour une chaîne logistique accablée par d'importants retards, des interruptions et des arrêts complets.  

Effectuer des audits de la chaîne logistique médicale peut contribuer de manière surprenante à alléger ces lourdes incidences tout en contrôlant les coûts et, par voie de conséquence, améliorer le pronostic des patients. Il est fort probable que vous ayez déjà en place un processus d'audit de votre chaîne logistique médicale. Malheureusement, il est également probable que votre processus d'audit actuel présente des lacunes en matière de visibilité, de données et peut-être même de conformité. C'est là qu'Avetta peut intervenir pour vous aider. 

À quoi ressemble une chaîne logistique médicale qui a fait l'objet d'un audit complet ? À une chaîne logistique ultra efficace ! Nous avons identifié six étapes nécessaires à un meilleur audit des chaînes logistiques médicales. Ces six étapes vous permettront d'atteindre vos objectifs en matière d'identification des maillons faibles, de prise de décision fondée sur les données et de respect des réglementations à chaque étape du parcours produit.  

1. Fixer des objectifs quant à la finalité de l'audit 

Le premier pas vers l'atteinte des objectifs de votre audit est de les définir. Des objectifs vagues ou incomplets tels que « gagner en résilience » ou « augmenter la vitesse de mise sur le marché » ne sont pas appropriés. Vous risquez de submerger votre chaîne logistique d'incertitudes et de vous retrouver aux prises avec toutes les influences externes, alors que vous devriez vous concentrer sur un objectif prédéterminé. 

Les objectifs que vous fixez doivent être aussi spécifiques que possible, être mesurables à l'aide de données précises et comporter une date de début et de fin, ainsi qu'une chronologie de toutes les étapes intermédiaires.  

Voici un exemple d'un objectif final et de la façon dont un audit de qualité peut aider à l'atteindre : 

  • Développer une relation de confiance avec Partenaire n° 3 en collaborant personnellement avec lui, afin de l'aider à répondre aux critères de préqualification et garantir sa conformité à nos nouvelles politiques ambitieuses relatives à l'environnement et à la durabilité. Pour aider à atteindre cet objectif, l'audit doit fournir les informations suivantes : 

  • Le Partenaire n° 3 a-t-il des antécédents solides en matière de conformité et de capacité ? 

  • Quels sont les risques présentés par le Partenaire n° 3 ? 

  • Quels sont l'origine et les coûts associés aux ressources fournies par Partenaire n° 3 ? 

2. Créer une feuille de route visuelle pour chaque produit 

En raison de la complexité et du dynamisme importants des chaînes logistiques dans le secteur de la santé, il peut être très utile d'avoir une aide visuelle pour mieux vous organiser et garantir qu'aucune étape n'est négligée. Il existe de nombreux liens entre les multiples partenaires en approvisionnement et les patients qui utilisent les produits, et chacun de ces liens doit être contrôlé. Et pour que ces contrôles se fassent de la manière la plus approfondie possible, il faut s'assurer de suivre une route bien définie. 

Les processus à inclure à la feuille de route concernent notamment : 

  • L'organisation  

  • L'approvisionnement 

  • Les achats  

  • L'inventaire 

  • Fabrication 

  • Répartition 

  • La facturation 

Tous ces processus doivent être planifiés séparément et de manière unifiée afin d'obtenir une vision claire de la route à suivre. Un audit peut aider à y parvenir en identifiant les éléments dont l'absence n'a pas été notée, reconnue, remise en question ou surveillée.  

3. Identifier les décisionnaires à chaque étape et pour chaque produit 

La chaîne logistique s'articule autour de nombreux acteurs. Une fois le processus organisationnel cartographié, vous pouvez commencer à identifier l'ensemble des décisionnaires associés à chaque produit. 

Par exemple, pour chaque produit, il sera intéressant d'identifier : 

  • L'analyste immobilier 

  • Le/la vice-président(e) du développement des installations 

  • Le/la directeur/trice des capitaux et services 

  • Le/la directeur/trice de la gestion clinique 

  • Le/la directeur/trice des opérations de chaîne logistique (qui peut ou non être vous) 

  • Le/la directeur/trice de la performance des systèmes et processus 

  • Le/la gestionnaire des comptes créditeurs et des déplacements 

Une fois que l'audit aura permis d'identifier les personnes qui occupent ces fonctions, vous aurez toutes les cartes en main pour bâtir une relation plus solide et plus ouverte avec chacun de ces acteurs clés. 

4. Examiner les coûts de chaque composante 

Que ce soit en éliminant les processus inutiles ou obsolètes, ou en adoptant des technologies avancées, il est étonnant de constater l'impact que quelques ajustements des coûts associés à différentes étapes de la chaîne logistique peuvent avoir sur la santé financière de l'entreprise tout entière.   

Examinez attentivement ces suggestions pour améliorer la rentabilité des opérations : 

  • Identifiez les produits à faible demande, mais dont le coût de production est élevé. 

  • Renforcez les efforts d'uniformisation des produits à volume élevé et faible variabilité, ainsi qu'à forte marge pour rehausser les niveaux de qualité et de satisfaction. 

  • Lancez une campagne de communication auprès de tous les services et des clients finaux afin de promouvoir les méthodes de réduction des déchets et mieux vous adapter à leurs besoins.  

  • Établissez des partenariats stratégiques et partagez ouvertement avec eux vos informations sur les coûts et toute autre initiative commune de développement de produit en cours. 

  • Améliorez l'intégrité des données et réduisez les écarts afin que les prises de décision soient guidées par des calculs plus pertinents. 

5. Identifier les pénuries et les risques 

La raison la plus évidente pour réaliser des audits de la chaîne logistique médicale est d'identifier les causes de pénuries, les sources de gaspillage et les risques cachés.  

Les audits permettent d'identifier les risques potentiels qui attendent de se déclarer. Prenons l'exemple récent de la COVID-19. Un audit efficace aurait pu prévoir des jours voire des semaines avant de se retrouver devant le fait établi que les fournisseurs situés en Chine allaient fermer temporairement leurs portes. Et comment cela ? Car un audit aurait tiré la sonnette d'alarme dès l'apparition de données en temps réel et prévisionnelles indiquant un risque croissant de pandémie mondiale (et des pénuries qui s'en suivent), bien avant la plupart des experts.    

Outre les pandémies et bouleversements politiques futurs, veuillez nous croire lorsque nous affirmons qu'il existe de nombreux autres risques à surveiller, et notamment celui de la cybersécurité. Kelly White, PDG de RiskRecon, a écrit que « comparé à d'autres secteurs, celui de la santé présente l'un des taux moyens les plus élevés d'atteintes graves à la sécurité ». 

Ne laissez pas votre chaîne logistique se faire surprendre par une pandémie, des troubles civils, des attaques de cybersécurité ou tout autre événement cygne noir. En menant des audits réguliers et approfondis, vous aiderez votre entreprise à mieux gérer le gaspillage, les opérations inefficaces, les coûts et les répercussions négatives avant que vous ne perdiez le contrôle de ces risques et qu'ils deviennent ingérables. 

6. Faire le bilan de la rationalisation des bases de données et logiciels 

Oui, les cinq étapes précédentes amélioreront assurément le processus d'audit de votre chaîne logistique médicale. Mais il s'agit de tâches difficiles à coordonner et à accomplir par vous-même. Il se peut même que ce soit presque impossible. C'est pourquoi il est fort judicieux d'unifier toutes les bases de données et les technologies logicielles en un système cohérent et centralisé. 

En allégeant le fardeau administratif et en réduisant par là même les coûts, un logiciel de gestion de la chaîne logistique peut aider le secteur de la santé et l'industrie pharmaceutique à continuer à innover pour sauver des vies tout en gérant les risques de la manière la plus efficace possible. 

Sans cette technologie, le patchwork des réglementations en perpétuelle évolution, des partenaires sous-qualifiés et des incohérences complexes contribue à la création et à l'aggravation des risques à tous les niveaux. L'intégration d'un logiciel de pointe dédié à la gestion de la chaîne logistique peut alors vous offrir : 

  • Une visibilité complète sur la stabilité financière de vos partenaires et leurs pratiques en matière de durabilité 

  • Une conformité uniforme même lorsqu'il s'agit d'effectifs temporaires 

  • Des lancements réussis de produits sur de nouveaux marchés 

  • Des partenaires dûment formés et certifiés 

Le passage à une nouvelle année est toujours une bonne occasion de mener un audit, mais il n'y a jamais de mauvais moment pour prendre un peu de recul et contrôler chaque niveau de votre chaîne logistique. Gardez ces six suggestions en tête et agissez dès maintenant ! 

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