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Six étapes à suivre pour un meilleur audit de la chaîne d’approvisionnement dans le domaine des soins de santé

By Avetta Marketing
March 09, 2021
8 minutes
Healthcare Supply Chain Audit

Comme vous le savez, la gestion d’une chaîne d’approvisionnement en matière de soins de santé peut s'avérer extrêmement complexe, même dans le meilleur des cas.En temps de pandémie mondiale, qui comporte une course à la distribution de vaccins sans précédent, vous devrez inévitablement composer avec des retards, des ruptures et des arrêts complets de la chaîne d’approvisionnement.  

Effectuer un audit de la chaîne d’approvisionnement dans ce domaine peut contribuer à l’atténuation de répercussions importantes tout en contrôlant les coûts et en améliorant les résultats pour les patients. Votre chaîne d’approvisionnement en matière de soins de santé doit déjà disposer d’un processus d’audit. Malheureusement, votre processus actuel compte probablement des lacunes en matière de visibilité, de données et peut-être même de conformité. C’est là qu’Avetta intervient pour vous aider. 

Une chaîne d’approvisionnement dans le domaine des soins de santé qui a fait l’objet d’un audit completest de loin supérieure!Nous avons répertorié six étapes pour effectuer un audit d'une chaîne d’approvisionnement pour les soins de santé de qualité supérieure qui répondra à vos objectifs d’identification des faiblesses, de prise de décisions basées sur les données et de conformité à chaque étape du parcours du produit.  

1. Fixer des objectifs pour votre audit 

Pour atteindre des objectifs, il faut d'abord en fixer!Des idées génériques ou incomplètes, comme « être plus résilient » ou « augmenter la vitesse de mise sur le marché » ne suffiront pas.Vous constaterez que votre chaîne d’approvisionnement est victime de nombreuses incertitudes et réagit à toutes les influences extérieures plutôt que d'atteindre une cible prédéterminée. 

Les objectifs que vous fixez doivent être aussi précis que possible, être mesurables grâce à des données exactes et avoir un calendrier de planification complet.  

Voici l'exemple d’un objectif pertinent et d’un bon audit qui vous aidera à l’atteindre : 

  • Établissez une relation plus confiante avec votre troisième fournisseur en travaillant avec lui individuellement pour le préqualifier afin qu’il réponde à nos nouvelles politiques ambitieuses en matière de durabilité environnementale. Pour mieux atteindre cet objectif, l’audit doit pouvoir vous révéler : 

  • L’historique de ce fournisseur en matière de fonctionnalité et de conformité 

  • Les risques liés à votre troisième fournisseur 

  • La source et les coûts associés aux matériaux du fournisseur 

2. Créer une feuille de route visuelle pour chaque produit 

Parce que les chaînes d’approvisionnement dans le secteur des soins de santé sont complexes et dynamiques, la création d’un document visuel peut aider à tout clarifier et à assurer qu’aucune étape n’est négligée.Entre les nombreux fournisseurs de matières premières et les patients utilisant les produits se trouvent plusieurs maillons à examiner.Cette vérification ne peut pas être effectuée en profondeur sans définir une marche à suivre. 

Certains des flux de travail devant être inclus sur la feuille de route concernent : 

  • L’organisation  

  • L’approvisionnement 

  • Approvisionnement  

  • Les stocks 

  • Fabrication 

  • Distribution 

  • La facturation 

Tous ces flux de travail doivent être représentés séparément et ensemble pour fournir une vision claire.Un audit peut vous aider à accomplir cette tâche en déterminant les éléments qui ne sont pas reconnus, acceptés, critiqués, ni supervisés entièrement.  

3. Connaître les décideurs à toutes les étapes de création pour chaque produit 

De nombreux intervenants influencent la chaîne d’approvisionnement. Vous pouvez connaître l’ensemble des décideurs pour chaque produit en détaillant un organigramme. 

Par exemple, pour chaque produit, vous voudrez connaître : 

  • L’analyste immobilier 

  • Le vice-président, Développement des installations 

  • Le directeur du capital et des services 

  • Le directeur de la gestion clinique 

  • Le directeur des opérations de la chaîne d’approvisionnement (c’est peut-être vous) 

  • Le directeur de la performance des processus et des systèmes 

  • Le gestionnaire des comptes fournisseurs et des voyages 

Une fois que vous connaîtrez ces personnes et après avoir effectué l’audit, vous serez en mesure de commencer à établir des relations plus solides axées sur la communication avec chaque acteur important de la chaîne d’approvisionnement. 

4. Analyser les coûts de chaque élément 

L'élimination de processus inutiles ou obsolètes et l'adoption de nouvelles technologies engendrent des économies qui peuvent faire une énorme différence en ce qui concerne la santé financière d’une organisation.   

Examinez attentivement ces suggestions pour rendre les opérations moins coûteuses : 

  • Déterminer les produits pour lesquels la demande est moins forte et ceux qui ont des coûts de production élevés. 

  • Accroître la normalisation des produits avec un volume élevé, une faible variabilité et une marge élevée pour augmenter la qualité et le niveau de satisfaction. 

  • Communiquer avec tous les services et les utilisateurs finaux concernant la manière de réduire les pertes et de mieux répondre à leurs besoins.  

  • Établir des partenariats stratégiques et partager ouvertement les renseignements sur les coûts et toutes les coentreprises de développement de produits disponibles. 

  • Améliorer l’intégrité des données et réduire les variations afin que des calculs plus précis puissent influencer la prise de décision. 

5. Cerner les pénuries et les risques 

Déterminer les causes des pénuries, les endroits où surviennent des pertes et la nature des risques cachés représente peut-être la raison la plus évidente d’effectuer des audits de la chaîne d’approvisionnement dans le secteur des soins de santé.  

Les audits nous permettent de cerner les risques potentiels qui pourraient déjà être à nos portes.Examinons par exemple la situation de la COVID-19.Un bon audit aurait pu prédire que les fournisseurs chinois allaient fermer temporairement leurs portes des jours ou même des semaines avant qu’ils le fassent.Pourquoi?Parce qu’un audit aurait signalé des données en temps réel et des données prévisionnelles montrant que le risque de pandémie mondiale (et de pénuries) augmentait avant que la plupart des humains n’aient pu le prédire.    

En plus des pandémies à venir et des bouleversements politiques, il existe beaucoup d’autres risques à surveiller, notamment concernant la cybersécurité. Selon Kelly White, PDG de RiskRecon, « les soins de santé comptent l’un des taux moyens les plus élevés de lacunes graves en matière de sécurité comparativement aux autres secteurs. »  

Ne laissez pas une pandémie, l'agitation civile, une guerre de cybersécurité ou tout autre événement extrême nuire à votre chaîne d’approvisionnement.La réalisation d’audits approfondis réguliers peut aider votre organisation à mieux gérer les pertes, les inefficacités, les coûts et les retombées avant qu’ils ne deviennent incontrôlables et ingérables. 

6. Faire le point sur la rationalisation des bases de données et des logiciels 

Suivre les cinq étapes précédemment exposées améliorera sans doute l’audit de votre chaîne d’approvisionnement liée aux soins de santé.La coordination du processus représente cependant une tâche difficile à accomplir par vous-mêmes.Il s’agit d’un défi presque impossible à réaliser seul. C’est pour cette raison que la rationalisation de toutes les bases de données et des technologies logicielles en un seul système cohérent et centralisé s’avère pratique. 

Réduisant à la fois la charge administrative et les coûts, les logiciels de gestion de la chaîne d'approvisionnement permettent aux secteurs des soins de santé et des produits pharmaceutiques à continuer à innover pour sauver des vies tout en gérant efficacement leurs risques.  

Sans cette technologie, la mosaïque de réglementations en constante évolution, de sous-traitants sous-qualifiés et d’incohérences complexes contribue à la création et à l'augmentation des risques à tous les niveaux.Lorsqu’un logiciel de gestion de la chaîne d’approvisionnement de pointe est parfaitement intégré, vous obtenez : 

  • Un portrait complet de la stabilité financière des fournisseurs et des pratiques de durabilité 

  • Une conformité constante même avec des effectifs temporaires 

  • La réussite de vos efforts de distribution sur de nouveaux marchés 

  • Des partenaires adéquatement formés et certifiés 

 

Le début d'une année représente toujours un bon moment pour effectuer un audit. Toutefois, il n’y a jamais de mauvais moment pour prendre du recul et auditer toute votre chaîne d’approvisionnement.Prenez ces six suggestions au sérieux et ne tardez plus!

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