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6 pasos para aplicar una mejor auditoría a la cadena de suministro de la atención médica

By Avetta Marketing
March 09, 2021
9 minutes
Healthcare Supply Chain Audit

Como bien sabe, una cadena de suministro en la atención médica puede ser muy complicada, incluso en el mejor de los casos. Sin embargo, si agregamos una pandemia mundial y una carrera sin precedentes por lograr la distribución de vacunas, seguramente usted se verá afectado por grandes demoras en la cadena de suministro, interrupciones y cierres completos.  

Realizar una auditoría de la cadena de suministro de la atención médica puede contribuir en gran medida para atender estas graves implicaciones y, al mismo tiempo, se controlan los costos y, finalmente, se mejoran los resultados de los pacientes. Lo más probable es que su cadena de suministro de la atención médica ya tenga un proceso de auditoría. Desafortunadamente, es probable que su proceso de auditoría actual carezca de visibilidad, datos e incluso de cumplimiento normativo. Aquí es donde Avetta interviene para ayudar. 

¿Qué es una cadena de suministro en la atención médica que se ha sometido a una auditoría completa? ¡Una de nivel superior! Hicimos una lista de seis pasos necesarios para aplicar una mejor auditoría a la cadena de suministro de la atención médica que le ayudarán a alcanzar sus objetivos de identificar debilidades, tomar decisiones basadas en datos y cumplir con las normas en cada etapa del recorrido del producto.  

1. Establecer objetivos que su auditoría debería lograr 

El primer paso para alcanzar los objetivos que tiene para su auditoría es establecerlos. No sirven las ideas genéricas o incompletas como “ser más resilientes” o “aumentar la velocidad de comercialización”. Verá que su cadena de suministro se sume en un mar de incertidumbres y reacciona a todas las influencias externas en lugar de apuntar con precisión a un objetivo predeterminado. 

Los objetivos que establezca deben ser lo más específicos posible y medibles a través de datos precisos, y tener una línea de tiempo de principio a fin y cada paso intermedio.  

Este es un ejemplo de un objetivo final y cómo una buena auditoría puede ayudarle a alcanzarlo: 

  • Desarrollar una relación de mayor confianza con el proveedor núm. 3 al trabajar de manera directa con este para precalificarlo a fin de que cumpla con nuestras nuevas y ambiciosas políticas de sostenibilidad ambiental. Para lograr mejor este objetivo, la auditoría debería poder informarle: 

  • Si el proveedor núm. 3 tiene un historial sólido de capacidad y cumplimiento normativo 

  • Cuáles son los riesgos que representa el proveedor núm. 3 

  • La fuente y los costos de los materiales del proveedor núm. 3 

2. Crear una hoja de ruta visual de cada producto 

Debido a que las cadenas de suministro en el sector de la atención médica son tan complicadas y dinámicas, tener una referencia visual puede ayudar a solucionarlo todo y garantizar que no se pase por alto ningún paso. Entre los distintos proveedores de materiales obtenidos y los pacientes que los utilizan hay muchos puntos por examinar. Esto no puede hacerse lo suficientemente bien sin una ruta establecida. 

Algunos de los flujos de trabajo que deben incluirse en la hoja de ruta son: 

  • Organizacional  

  • Abastecimiento 

  • Adquisiciones  

  • Inventario 

  • Industrias manufactureras 

  • Distribución 

  • Facturación 

Las hojas de ruta de todos estos flujos de trabajo deben trazarse por separado y de manera conjunta para obtener un panorama claro. Una auditoría puede ayudar a lograr esto al encontrar las piezas faltantes que no se están identificando, reconociendo, analizando o supervisando por completo.  

3. Identificar a los responsables de la toma de decisiones en todas las etapas de cada producto 

Hay muchas partes involucradas en la cadena de suministro y, una vez que haya trazado la ruta del flujo de trabajo organizacional, podrá saber quiénes son los responsables de la toma de decisiones para cada producto. 

Por ejemplo, para cada producto, es posible que desee saber quién es: 

  • El analista de bienes raíces 

  • El vicepresidente de desarrollo de instalaciones 

  • El director de capital y servicios 

  • El director de administración clínica 

  • El director de operaciones de la cadena de suministro (que puede ser usted o no) 

  • El director de desempeño de procesos y sistemas 

  • El gerente de cuentas por pagar y viáticos 

Una vez que sepa quiénes son estas personas después de haber aplicado la auditoría, estará listo para empezar a desarrollar relaciones más sólidas y comunicativas con cada parte importante en el proceso. 

4. Observar los costos de cada elemento 

Mediante la eliminación de procesos innecesarios u obsoletos o los avances tecnológicos, es sorprendente cómo unos pequeños ajustes en los costos a lo largo de la cadena de suministros pueden marcar una gran diferencia en la salud financiera de una organización.   

Eche un vistazo a estas sugerencias para que las operaciones sean más económicas: 

  • Identifique qué productos no tienen mucha demanda real y cuáles tienen un costo alto de fabricación. 

  • Aumente la estandarización de los productos que tienen un volumen alto y una variabilidad baja, así como un margen alto para aumentar la calidad y la satisfacción. 

  • Converse con todos los departamentos y los clientes finales acerca de cómo reducir el desperdicio y satisfacer mejor sus necesidades.  

  • Establezca alianzas estratégicas y comparta abiertamente con estas su información de costos y toda coinversión para el desarrollo de productos. 

  • Mejore la integridad de los datos y reduzca la variación con el objetivo de que una mayor calidad en los cálculos pueda ser de ayuda para la toma de decisiones. 

5. Identificar la escasez de suministro y riesgos 

Tal vez, la razón más evidente para aplicar auditorías a la cadena de suministro de la atención médica es identificar qué causa la escasez de suministro, en qué áreas hay desperdicio y qué riesgos no pueden verse a simple vista.  

Las auditorías identifican cualquier riesgo potencial que podría estar a la vuelta de la esquina. Tomemos la pandemia de COVID-19 como el ejemplo más reciente. Una buena auditoría podría haber predicho que los proveedores en China iban a cerrar temporalmente sus puertas días o semanas antes de que lo hicieran. ¿Cómo? Debido a que una auditoría habría marcado en rojo tanto los datos en tiempo real como los pronosticados que mostraban el riesgo de que ocurriera una pandemia global (y la escasez de suministros resultante) antes de que la mayoría de las personas pudiera haberla previsto.    

Además de futuras pandemias y revueltas políticas, créanos cuando decimos que hay muchos otros riesgos de los que hay que estar al tanto, incluyendo la exposición a la ciberseguridad. Kelly White, director ejecutivo de RiskRecon, señala: “La atención médica tiene una de las tasas promedio más altas de hallazgos de fallas de seguridad graves en comparación con otras industrias”.  

No permita que una pandemia, disturbio civil, guerra de ciberseguridad o cualquier otro evento sorpresivo se cuele en su cadena de suministro. La aplicación de auditorías periódicas y exhaustivas puede ayudar a su organización a resolver mejor temas como el desperdicio, las ineficacias, los costos y las consecuencias antes de que se salgan de control y no puedan manejarse. 

6. Evaluar la optimización de las bases de datos y el software 

Sí, realizar los cinco pasos antes mencionados mejorará la auditoría aplicada a su cadena de suministro de atención médica. Sin embargo, es muy difícil coordinar y lograr todo por su cuenta. Incluso, puede ser casi imposible, así que ahí es donde entra en juego la optimización de todas las bases de datos y tecnologías de software en un sistema centralizado y cohesivo. 

Al reducir la carga administrativa y los costos al mismo tiempo, el software de gestión de la cadena de suministro puede ayudar a las industrias farmacéutica y de la atención médica a seguir realizando innovaciones que salvan vidas y, a la vez, administran sus riesgos de forma eficaz. 

Sin esta tecnología, el rompecabezas de regulaciones en constante cambio, los contratistas poco calificados y las complejas incongruencias crea y aumenta el riesgo en todos los ámbitos. Sin embargo, cuando el software de gestión de la cadena de suministro de tecnología de vanguardia se integra a la perfección, obtendrá: 

  • Un panorama completo de las prácticas de estabilidad financiera y sostenibilidad del proveedor 

  • El cumplimiento normativo constante incluso si tiene empleados temporales 

  • Una distribución adecuada en nuevos mercados 

  • Socios debidamente capacitados y certificados 

Un nuevo año siempre es un buen momento para realizar una auditoría, pero nunca es un mal momento para dar un paso atrás y auditar su cadena de suministro de principio a fin. Tome en serio estas seis sugerencias y comience ahora. 

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