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6 Schritte zu einem besseren Lieferketten-Audit im Gesundheitswesen

By Avetta Marketing
March 09, 2021
7 minutes
Healthcare Supply Chain Audit

Sie wissen natürlich, dass Lieferketten im Gesundheitswesen extrem kompliziert werden können – selbst, wenn alles gut funktioniert. Wenn allerdings eine weltweite Pandemie und ein noch nie da gewesenes Wettrennen um die Verteilung von Impfstoffen dazu kommen, Verzögerungen in der Lieferkette praktisch verordnet wurden und Betriebe komplett lahmgelegt werden, sieht die Sache ganz anders aus.  

Die Durchführung eines Lieferketten-Audits im Gesundheitswesen kann diese schweren Konsequenzen überraschend gut abfangen, gleichzeitig die Kosten im Zaum halten und so letztendlich für bessere Patientenergebnisse sorgen. Es ist wahrscheinlich, dass Ihre Lieferkette im Gesundheitswesen bereits über einen Audit-Prozess verfügt. Leider ist es auch wahrscheinlich, dass es Ihrem aktuellen Audit-Prozess an Transparenz, Daten und vielleicht sogar Compliance mangelt. Hier kann Ihnen Avetta helfen. 

Wie nennt man eine Lieferkette im Gesundheitswesen, die einem vollständigen Audit unterzogen wurde? Überragend! Wir haben sechs Schritte aufgeführt, mit denen Sie bessere Lieferketten-Audits im Gesundheitswesen durchführen können. So erkennen Sie Schwachstellen, treffen datenbasierte Entscheidungen und wahren die Compliance in jeder Phase der Produktentwicklung.  

1. Ziele setzen, die Ihr Audit erreichen soll 

Der erste Schritt, um die Ziele für Ihren Audit zu erfüllen, ist deren Setzung! Allgemeine oder unvollständige Vorgaben wie „resilienter sein“ oder „Markteinführungszeit verkürzen“ reichen nicht aus. Ihre Lieferkette wird dann durch Ungewissheit gebeutelt und reagiert auf jeden Einfluss von außen, statt pfeilgerade auf ein festgelegtes Ziel zuzusteuern. 

Ihre Ziele sollten Sie so spezifisch wie möglich setzen. Sie sollten über präzise Daten messbar sein und einen Zeitplan vom Anfang bis zum Ende sowie jeden Schritt auf dem Weg umfassen.  

Hier finden Sie ein Beispiel für ein Ziel, das Sie mit einem guten Audit erreichen können. 

  • Eine vertrauensvollere Beziehung zu Lieferant Nr. 3 aufbauen, indem wir persönlich mit ihnen an der Vorqualifikation zur Erfüllung unserer ehrgeizigen neuen Nachhaltigkeitsrichtlinien arbeiten. Um dieses Ziel effizient zu erreichen, sollte Ihnen der Audit zeigen können:

  • Ob Lieferant Nr. 3 bereits Fähigkeiten und Compliance vorzuweisen hat 

  • Welche Risiken im Hinblick auf Lieferant Nr. 3 bestehen 

  • Welche Quellen und Kosten mit den Materialien von Lieferant Nr. 3 verbunden sind 

2. Einen visuellen Strategieplan für jedes Produkt erstellen 

Lieferketten im Gesundheitswesen sind komplex und dynamisch. Mit einer visuellen Darstellung können Sie vieles besser nachvollziehen und dafür sorgen, dass kein Schritt übersehen wird. Zwischen mehreren Lieferanten von Ausgangsmaterialien und den Patienten, welche die Produkte nutzen, gibt es viele Kettenglieder, die einzeln betrachtet werden müssen. Wenn Sie das gründlich tun möchten, brauchen Sie einen festgelegten Weg. 

Folgende Arbeitsabläufe müssen unter anderem in den Strategieplan eingebunden werden: 

  • Organisation  

  • Beschaffung 

  • Beschaffung  

  • Bestand 

  • Fertigung 

  • Verteilung 

  • Rechnungsstellung 

All diese Arbeitsabläufe müssen separat und gemeinsam betrachtet werden, um sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen. Ein Audit kann Ihnen dabei helfen, indem es die fehlenden Teile findet, die nicht erkannt, berücksichtigt, bewertet oder einfach komplett übersehen werden.  

3. Die Entscheidungsträger für die einzelnen Produkte in jeder Phase herausfinden 

In der Lieferkette gibt es viele Akteure und sobald Sie den Organisationsablauf abgebildet haben, können Sie sich mit den Entscheidungsträgern der jeweiligen Produkte vertraut machen. 

Die folgenden Verantwortlichen sollten Sie auf jeden Fall für jedes Produkt kennen: 

  • Immobilienanalyst 

  • VP Gebäudemanagement 

  • Leiter Kapital und Dienstleistungen 

  • Leiter klinisches Management 

  • Leiter Lieferkettenbetrieb (das können auch Sie sein) 

  • Leiter Prozess- und Systemleistung 

  • Manager Kreditorenbuchhaltung und Spesenabrechnung 

Sobald Sie nach dem Audit wissen, wer dafür zuständig ist, können Sie stärkere, kommunikativere Beziehungen zu den wichtigen Akteuren aufbauen. 

4. Die Kosten aller Komponenten betrachten 

Entweder durch Abschaffung nicht benötigter oder veralteter Prozesse oder durch technologischen Fortschritt können Sie mit einigen kleinen Anpassungen der Lieferkette große Veränderungen in den Finanzen eines Unternehmens bewirken.   

Diese Vorschläge zur Straffung von Betriebsabläufen sollten Sie sich genauer ansehen: 

  • Ermitteln, für welche Produkte keine große Nachfrage besteht, die aber teuer in der Herstellung sind. 

  • Die Standardisierung von Produkten mit hohem Volumen, niedriger Variabilität und hohen Margen steigern, um Qualität und Zufriedenheit zu verbessern. 

  • Mit allen Abteilungen und Endkunden darüber kommunizieren, wie Sie Ausschuss reduzieren und ihre Bedürfnisse besser erfüllen können.  

  • Strategische Partnerschaften aufbauen und offen Kostendaten sowie verfügbare Joint Ventures zur Produktentwicklung austauschen. 

  • Datenintegrität verbessern und Schwankungen reduzieren, damit anspruchsvollere Berechnungen die Entscheidungsfindung unterstützen können. 

5. Engpässe und Risiken ermitteln 

Der wahrscheinlich naheliegendste Grund zur Durchführung von Lieferketten-Audits im Gesundheitswesen ist die Ermittlung der Ursachen von Engpässen, des Ursprungs von Ausschuss und der nicht unmittelbar erkennbaren Risiken.  

Audits decken alle potenziellen Risiken auf, die schon hinter der nächsten Ecke lauern könnten. Nehmen wir als aktuelles Beispiel COVID-19. Ein guter Audit könnte voraussagen, dass Lieferanten in China den Betrieb einstellen würden, und zwar Tage oder Wochen, bevor der Fall wirklich eintrat. Wie? Ein Audit hätte sowohl Echtzeit- als auch Prognosedaten aufgezeigt, die auf das wachsende Risiko einer globalen Pandemie (und der damit verbunden Ausfälle) hinweisen, bevor die meisten Menschen sich damit befasst hätten.    

Zusätzlich zu zukünftigen Pandemien und politischen Verwerfungen können Sie uns glauben, wenn wir von zahlreichen weiteren Risiken sprechen, die man berücksichtigen muss. Zum Beispiel die Gefahr durch Cybersicherheitsvorfälle. Kelly White, CEO von RiskRecon, schreibt: „Das Gesundheitswesen hat eine der höchsten Quoten für schwere Sicherheitslücken im Vergleich zu anderen Branchen.“  

Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Lieferkette hinterrücks von Pandemien, Unruhen, Cyberangriffen oder anderen schwarzen Schwänen attackiert wird. Mit regelmäßigen und tief greifenden Audits kann Ihr Unternehmen Ausschuss, Ineffizienz, Kosten und Auswirkungen besser handhaben, bevor diese außer Kontrolle geraten. 

6. Datenbanken und Software optimieren 

Wenn Sie alle fünf genannten Schritte ausführen, profitiert Ihr Lieferketten-Audit im Gesundheitswesen davon, keine Frage. Es ist allerdings eine große Aufgabe, all das allein zu koordinieren und zu bewerkstelligen. Es kann sogar fast unmöglich werden, und genau hier kommt die Optimierung aller Datenbanken und Software-Lösungen als ein zusammenhängendes Zentralsystem ins Spiel. 

Durch gleichzeitige Reduzierung des Verwaltungsaufwands und der Kosten kann Lieferkettenmanagement-Software dem Gesundheitswesen und der Pharmabranche dabei helfen, weiterhin lebensrettende Innovationen zu entwickeln und gleichzeitig wirksam ihre Risiken zu kontrollieren.  

Ohne diese Technologie schafft und eskaliert der Flickenteppich aus sich ständig ändernden Bestimmungen, unterqualifizierten Dienstleistern und komplexen Unstimmigkeiten die Risiken in der gesamten Lieferkette. Doch wenn modernste Lieferkettenmanagement-Software nahtlos integriert wird, warten folgende Vorteile: 

  • Voller Einblick in die finanzielle Stabilität und Nachhaltigkeitspraktiken der Lieferanten 

  • Dauerhafte Compliance, auch mit Zeitarbeitern 

  • Erfolgreiche Distribution auf neue Märkte 

  • Ordnungsgemäß geschulte und zertifizierte Partner 

Ein neues Geschäftsjahr ist immer eine gute Gelegenheit für einen Audit, doch es ist immer vernünftig, etwas Abstand zu nehmen und Ihre Lieferkette von oben bis unten zu durchleuchten. Orientieren Sie sich an diesen sechs Empfehlungen und fangen Sie an!

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